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OA办公信息化系统在博物馆档案领域的应用 作者:陈 燕

发布时间:12-02-15

    OA是Office Automation的缩写,指自动化办公。本意为利用技术的手段提高办公的效率,进而实现办公的自动化处理。采用Internet技术,基于工作流的概念,使单位内部人员方便快捷地共享信息,高效地协同工作;改变过去复杂、低效的手工办公方式,实现迅速、全方位的信息采集、信息处理,为单位的管理和决策提供科学的依据。一个单位实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。

    几十年来,我国大部分博物馆档案资料的录入、查询、统计仍然依靠手工完成,不仅任务繁重,而且还存在管理不规范,不能动态检索、统计数字不准、差错较多等问题。随着上个世纪末以电子计算机为基础的信息技术的高度发展及其在档案领域的广泛应用而受到了空前的挑战。信息化建设在社会各个领域都发挥着越来越重要的作用,同时也受到了许多博物馆的高度重视,博物馆的信息化建设围绕其特殊的功能而展开,并力争使这些功能得以扩展和延伸。

    理论上讲,博物馆信息化是指博物馆各个部门和各项职能都能够利用计算机作为日常工具,构成一个以信息数据库为基础、以信息网络为支撑、以业务应用为核心的信息系统。

一、OA办公信息化系统在博物馆档案管理中的作用

    博物馆是对文物进行收集、保管、研究、陈列、传播文化科学信息,为社会服务的文化教育机构。它作为一种社会文化事业实体,有着不同于其它文化教育机构的特征,因而它的档案构成也具有独自的特点。

    博物馆在开展各项业务工作活动的过程中,离不开档案和档案工作,近年来,博物馆档案逐渐被计算机辅助档案管理系统逐步取代。这一系统将纸质档案的模拟信息转换成数字信息,旨在实现传统档案的数字化或称电子化。电子文件的诞生,则标志着博物馆的档案工作开始进入新的时期。

    电子文件的产生、形成、使用、积累、整理、归档和管理,是在OA办公信息化系统进行并完成的,由此体现出OA办公信息化系统为博物馆各项业务工作提供了信息分享、记忆工具、研究资源、管理依据等基础性职能作用。

二、OA办公信息化系统在博物馆档案管理中的应用

    博物馆档案资料多样化,自我产生的档案就有三类:一类是博物馆建设档案,包括博物馆建立和发展的文字材料,博物馆建设的历史沿革材料等;二类是文化活动档案,包括博物馆的各类展陈、研究、服务、管理情况材料等;三类是文物藏品档案,包括接受捐赠及收集的文物、艺术品、民间工艺品、书籍等文化艺术遗产。

    博物馆藏品数据库建设及藏品信息管理是博物馆信息化建设的核心。首先要制订统一的数据采集和记录标准,通过自行开发或使用统一配发的数据采集软件,尽可能建立全面、真实、完整、规范的藏品数字档案;还有以人对藏品不断发生的保护、管理和利用行为,丰富数据库内容,实行动态更新,形成藏品的“生命档案”;在藏品信息管理中,要充分调动各个部门、各个业务环节的积极性,通过对藏品和业务资料的积累、整合、重组、再生,规范和创新业务流程,提高工作效率,真正实现信息共建共享。

    以往组织一次文物展览,需要进库房挑选,而对文物的每一次扰动都是一次不可逆转的伤害,尤其是对于纸质等易损文物,有可能带来毁灭性打击。现在有了数据库,组展可以在网上进行。文物的名称、图像、大小、年代等所有信息都可以在网上一目了然,因组展对文物的损害几乎降到了“零”。

     以往研究人员需要整理归纳文物或撰写论文时,也都需要把文物搬动出来,将资料抄写下来。现如今,只要利用OA网络平台,可随时搜索、调阅数据库中存储的数字版本的图书资料、藏品档案,不受时间、空间的限制。

三、OA办公信息化系统在博物馆档案管理中的优点

1.实现对文件的快捷浏览,自动检索和统计。便于有关部门快速查找、组合相关业务。

2.提供日程安排、公文发送、个人办公、邮件服务、议题讨论、决策支持、管理监督等功能,有效地协助各部门完成各项任务。

3.整合博物馆各项业务资源,更新观念,提高素质,提高管理效率和服务水平。

四、OA办公信息化系统对博物馆工作者的要求

     现代化管理的形势要求博物馆档案工作者不仅要具有基础的文化科学知识、丰富的档案专业知识,还必须掌握现代信息技术,熟练运用电子计算机及现代化通讯设备来进行文件管理和档案管理。否则就根本无法介入电子文件的形成和保管,也不可能参与电子文件管理、检查系统的规划、设计。当然就更说不上充当电子文件的合格管理者。因此,必须下大力气,开展现代信息培训,造就具有现代档案管理意识和现代档案管理技能的档案工作人员。

    博物馆信息化不是简单的新设备添置。它同时牵动博物馆管理观念、管理模式的转变,以及工作体系、管理机制、规章制度的改革创新和人员素质的提高。博物馆信息化建设应“全馆一盘棋”,调动全体人员的积极性,共同建设,共同享用。还应当及时将信息化建设的成果运用到博物馆的文物保管、研究、陈列、教育和业务管理工作中,发挥效益,实现良性循环。

五、OA办公信息化系统在博物馆档案管理中的展望

    通过OA办公信息化系统,各个博物馆之间能够实现文物、展览资料的共享,虽然从技术角度而言,这不存在问题。但从目前来看,还无法实现广泛的共享,因为各个馆的实际情况并不一样,可能还会涉及相关行政制约。但随着社会的进步,时代的发展,科学技术成果的日新月异,无疑鞭策和促进博物馆档案信息化工作必须全面推进改革。

    正如美国档案和博物馆信息杂志编辑d·比尔曼所言:“未来的虚拟档案不再以收集、保管和提供现场检索的方法来管理,而是用控制有关文件信息及其利用的方式来确保它的保存、处理和利用。”

    如今大多数博物馆在博物馆信息化建设中已经迈出了坚实的步伐,博物馆的信息化建设将迅速步入正轨。


                                              陈 燕:广州艺术博物院档案图书室助理馆员